Olvasási idő: 15 perc | A vendégcikk szerzője: Frey Kristóf
Ebben a cikkben szeretnék bemutatni egy olyan projekttervezési és vezetési módszernek az alapjait, ami nekem is rengeteget segített, mind vállalkozói karrieremben, mind a magánéletemben, abban hogy a saját ötleteimből, vagy a megbízóim ötleteiből valóságot teremtsek.
Sokat segített, mert gyakran küzdöttem időhiánnyal illetve, azzal, hogy rendszeresen túlvállaltam magam, mert vagy túlértékeltem a saját képességeimet, vagy alul értékeltem a kollégáim, munkatársaim vagy csapattársaim képességeit.
Jegyzetektől, telefonálgatásoktól, megbeszélésektől, egyeztetésektől és egyéb agyzsibbasztó mikromenedzseléstől frusztrálva égettem heteken keresztül az összes létező energiámat és a végén csalódottan meredtem az előttem füstölgő középszerűnek is alig nevezhető eredményre.
Vendég íróként, a tisztelet kedvéért ez alkalommal két podcast adás létrehozásával fogom szemléltetni a módszer alapvetéseit és logikáját. Az itt olvasott tippeket remélhetőleg bárki implementálhatja a magánéletébe vagy akár a vállalkozása működésébe is.
A projekt a következő:
Fel kell venni egy normál podcast adást és egy “podcast extra” adást, amelyeket fel kell dolgozni, publikálni kell és kiadni a hírt, hogy “Helló hallgassátok az új epizódot!”. Heti rendszerességgel számolunk, ezért úgy kell megtervezni ezt a kampányt, hogy hetente ismétlődhessen.
Mindig arra kell törekedni, hogy:
- Egyszerűen értelmezhető és átlátható legyen.
- Mindenki számára követhető, de nem kötelezően követendő legyen.
Nem azt szeretném megmutatni, hogy hogyan lehet podcast epizódot készíteni. Egy olyan módszert szeretnék bemutatni, ami segíthet abban cetlik, jegyzetek, idegeskedés és számonkérések nélkül, átláthatóan megtervezzünk és véghezvigyünk egy folyamatot a csapatunkkal.
Így hétről- hétre, hónapról- hónapra egyre hatékonyabbak lehetünk, egyre több sikert halmozhatunk fel és arra koncentrálhatunk, hogy az eredményeink egyre magasabb színvonalat képviselhessenek.
A szervezés hatékonysága a szervezésre használt eszközökön múlik.
A tervezéshez, kommunikációhoz és projekt levezetésének központi mozgatórugója a Trello nevű alkalmazás.
Trello egy ingyenesen használható online software, ami a Jira nevű projektmanagement rendszer “gyermeke”.
A Jira-t eredetileg programozási, fejlesztési projektekhez használják 4-7 fős csapatok, úgynevezett “sprintek” futtatására, amelyek a SCRUM módszeren alapulnak. Ha valaki ezekre a módszerekre is kíváncsi lenne, akkor jelezzétek és lehet, hogy írok róla egy cikket.
Mivel most inkább csak a projektvezetéshez tartozó szokásokat, bevált módszereket akarom bemutatni, ezért azzal az előfeltétellel folytatom a cikket, hogy már mindenki ismeri a Trello-t.
Én ezt az alkalmazást használom már az életemnek és munkámnak szinte minden területén, ezért, ha valaki esetleg még nem ismerkedett meg vele, akkor érdemes kicsit elmélyedni a program használatában.
There is no “I” in “Team”! (A csapatmunka nem egy emberről szól!)
Szinte minden projektre igaz, hogy az egész a csapat kommunikációján áll vagy bukik. A csapat pedig csak akkor tud jól működni, ha a kommunikáció folyamatos és nincs tele felesleges információval.
A csapatépítőkön gyakran ez úgy szokták szemléltetni, hogy egy hosszú láncba állnak az emberek és a sor elejéről elindítanak egy üzenetet, amit csak súgva lehet átadni a másiknak és mire a sor végére ér az üzenet, addigra az köszönőviszonyban sincs az eredeti tartalmával.
Azért használunk Trello-t, hogy ezt elkerüljük. A Trello gondoskodik róla, hogy minden változásról értesítse a projekt résztvevőit. Mindent dokumentál és segít abban, hogy átláthatóvá tegye a feladatok és hozzájuk tartozó felelős személyek aktuális státuszát.
Azért, hogy ez az egész meginduljon és működjön kell legalább egy projektvezető (“showrunner”), aki előkészíti mindenkinek a terepet és felügyeli a teljes projekt haladását.
Előkészületek
Tisztázzuk, hogy milyen erőforrásokra lesz szükség!
Ahhoz, hogy tudjuk, hogy milyen erőforrásokat igényel a felvétel, tudnunk kell, hogy milyen feltételeknek kell teljesülnie a kivitelezéshez.
Vegyük őket sorra:
- Helyszín
- Eszközök
- Tematika
- Szereplők
- Utómunka
- Publikáció
- Tematika
- Kreatív
- Szövegek
Egyelőre ez a lista szolgál kiindulópontnak, tehát miután létrehozunk egy táblát a Trelloban ezeket az oszlopokat adjuk hozzá elsőként. Ez az, ami már biztos.
Cimkézz fel mindent!
Trelloban a feladatokat kártyáknak hívjuk, melyekhez majd felelős személyeket rendelünk. Azért, hogy átlátható legyen a feladatok állapota ezekhez a kártyákhoz címkéket rendelünk. A cimkék egy-egy olyan állapotot jelölnek, melyek a való életben is megtörténhetnek egy feladattal.
Ezek a cimkék, amik jelen esetben a leghasznosabbak lesznek:
- Lezárt
- Nyitva
- Fut
- Várólistán
- Szüneteltetve
- Elakadt
- Nincs előjegyzésben
- Sztornózva
- Prioritás
Az első közös brainstorming!
Most úgy állunk hozzá a dologhoz, mintha még soha nem készítettünk volna podcast adást, ezért az első nagy mentális erőfeszítés az lesz, hogy a csapattal összeülünk és tartunk egy nagy közös gondolkodást.
Ez egy kulcsfontosságú pont azért, hogy mindenki átlássa a kampányt és felmérhesse, hogy adott idő alatt mekkora részt tud belőle vállalni.
A tervezési folyamatot itt két szakaszra kell, hogy bontsuk.
Az első szakaszban feltöltjük az oszlopokat annyi feladattal, amennyivel csak tudjuk.
A második szakaszban pedig újraértékeljük és kihúzzuk azokat a feladatokat, melyek kiesnek az időkeretből vagy az erőforrásainkból. Ha megvan akkor felcimkézhetünk mindent “nincs előjegyzésben”-re.
Amikor felvisszük a feladatokat, igyekezzünk kronologikus hierarchiát tartani, tehát fentről lefelé időben egymást követően.
Ha már látjuk a logikát, akkor megpróbálhatunk előrelátóan, beszélő címekkel felvinni a feladatokat. Tehát, ha mondjuk az Biznisz Boyz 1. epizódját készítjük, akkor minden hozzá tartozó feladat felveheti a “BBep1” címet előtagnak. Pl.: “BBep1 – Blogra posztolni!”
A második szakaszban átnéztük a táblát és kihúztunk néhány dolgot, amik ütköztek a befektethető idővel, vagy a podcast alapvető non-profit filozófiájával.
Elkezdjük közösen elvállalni a feladatokat.
Az ilyen típusú projektekben az a jó, hogy mindenki kiveheti a saját területének megfelelő részt ahhoz, hogy sikerrel végére érjünk egy feladatnak.
Az idő értéke!
Trello ingyenes verziójában lehetőségünk nyílik 1 power-up használatára. Fizetős csomagban 3-at, vállalati verzióban pedig korlátlan mennyiséget használhatunk.
Ezek a power-upok rengeteg funkciót képesek betölteni az automatizálástól, a különböző platformok összekötéséig.
Mivel a Trello alapvetően egy “kanban” struktúrát használ, ezért nehezen átlátható, ha az időnket szeretnénk vele beosztani.
Az időbeosztás és a feladatok alá- fölé rendelésének meghatározásához “Gannt” struktúrára van szükségünk.
Ezért fogjuk a “BigPicture” Power-Upot használni. Néhány egyszerűbb beállítást követően a szemünk elé tárul a “scope”, ami idegen kifejezéssel azt a rendelkezésünkre álló időt hivatott reprezentálni, hónapokra, hetekre és napokra lebontva.
Általában a feladatok végrehajtása két feltételhez kötött:
- Feltétel: Valamilyen másik feladattól, vagy személytől függ.
- Feltétel: Határidőhöz kötött.
Logikai feltételek:
Fontos, hogy alá-fölé rendelt viszonyokat alakítsunk ki bizonyos feladatok között.
Mutatok erre egy egyszerű példát. Ahhoz, hogy fel tudjam tölteni az epizódot soundcloud-ra előbb meg kell vágnom és masterelnem kell a hangfájlokat. Ha ez nincs meg, akkor nincs mit feltöltenem és nem is lehet továbblépni. Tehát logikailag egyik feltételezi a másikat, így “BigPicture” lehetőséget ad arra, hogy ezt a logikai szabályt szemléltessem is. A kanban táblánktól eltérően itt már minden feladat kapott egy időintervallumot is, így ezen a felületen nem kártyákat látunk, hanem sávokat, melyeknek nem vertikálisan, hanem horizontálisan helyezkednek el, alkalmazkodva a napok hosszához.
Minden feladatot jelölő sávnak az elején van egy kampó, amire rákattintva az egérmutató húzásával összeköthetjük egy másik feladat kezdő vagy végpontjával.
Ezt a logikát követve létrehozzuk a feladatok közötti logikai szabályokat és elhelyezzük őket, időben átláthatjuk, hogy mely feladatok feltételezik egymást és időben, hogyan fognak tudni megvalósulni anélkül, hogy túlvállalnánk magunkat.
Vannak olyan Gannt kiegészítők (Power-Upok) melyek részletesebb idősávokkal rendelkeznek és még kifinomultabb követési lehetőségeket adnak a projektek áttekintésére és kiértékelésére, de a BigPicture ingyenes és a mostani célunknak tökéletesen megfelel.
Ahogy alakítjuk a feladatok időbeosztását és meghatározzuk az alá és fölérendeléseket, hamar fel fognak tűnni hibák, vagy részletek, amelyekre nem gondoltunk. Ez teljesen természetes, ezért létfontosságú, hogy a tervezési folyamatot együtt csináljuk.
Ha visszalépünk a táblánkba hirtelen megváltozott a kép. Minden kártyának, minden feladatnak lett egy határideje.
Mindenki vegye ki a részét!
A csapattagoknak saját magunknak kell elvállalni a cél teljesítéséhez szükséges feladatokat. Be kell lépniük az általuk választott kártyákra és hozzá kell adniuk magukat mint felelős személy. Innentől mindenkinek tartania kell a közösen megegyezett határidőket és a kártyán a cimkékkel kommunikálnia az aktuális kártya állapotát.
Tehát, ha valaki hozzáadta magát egy “nincs előjegyzésben” kártyához, akkor meg kell változtatnia a cimkét “várólistára”, vagy, ha megkezdi az a feladatot, akkor “fut”-ra, ha pedig “nyitva” cimkével látja el, az azt jelenti, hogy az a soron következő feladat.
Ha végére lejárati dátum szerint csoportosítjuk a feladatokat, akkor szépen tisztul a kép és projektvezetőként már csak annyi a dolgunk, hogy figyeljük, ahogy szépen minden zöldre változik.
Ennek a teljes kampánymenedzsmentnek a célja, hogy hétről hétre, egyre hatékonyabbá váljon a folyamatok működése, nyíljon terünk kísérletezni és új feladatokat felvinni, melyek javíthatják a végtermék minőségét és segítenek abban, hogy hosszú távú célokat tűzzünk ki magunk és a csapatunk elé. A fejlődés és a tökéletesítés a célja ennek a módszernek. Általa átlátható lesz mindenki számára a közös célok felé vezető út és a befektetett energia mennyisége.
Minden sikeres hét a következő hét alapja
Ha ez a rendszer így működik, akkor elkezdhetjük létrehozni a következő hét feladatait és az azt követő hét feladatait. Néhányat ki fogunk húzni a következő hétből, néhány új feladat viszont be fog kerülni. Projektvezetőként a mi dolgunk, hogy ezeket a folyamatokat létrehozzuk és működtessük.
Nyilván mindaz, amit leírtam, csak nagy vonalakban fedi le azt, hogy mire van szükség ahhoz, hogy egy ötlet a tervezéstől eljusson a kivitelezésig, de talán adhat egy kis lendületet azoknak, akik küzdenek azzal, hogy hogyan hangolják össze alkalmazottaik, vagy csapattagjaik munkáját és azt kérdezik maguktól, hogy hogyan lehetnének hatékonyabbak.
Ha eljutottatok a cikk végéig és szeretnétek megnézni a táblát, hogy saját szemetekkel is lássátok a folyamatot, akkor az alábbi linken megtehetitek. Mire csatlakoztok, addigra a határidők nagy valószínűséggel lejártak, ami nyilván az én hibám, mert hanyag projektvezetőként nem frissítettem a dátumokat 😉
Táblához megtekintése kattints a linkre:
